Tugas 1

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi pekerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputernisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari penggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat di gunakan.

1.  Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang di perlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian di mecetak dokumen tersebut.Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalahh penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang di perlukan untuk menyiapkan dokumen yang di cetak maupun di kirim menggunakan email. jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah ms, word. Namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat di gunakan secara gratis adalah Libre.

 2.      Surat Elektronik (E-Mail)   

Surat elektronik atau sering di kenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat di gunakan secara gratis, email tersebut berektensi @gmail dikeluarkan oleh google, dan @ymail yang di keluarkan oleh yahoo.Silahkan Baca Kekurangan Dan Kelebihan Email

 3.  Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan di kirim dengan mengucapkannya dalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirim. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapka pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirim kepada anda.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika di panggil. 

 4.      Kalender Elektronik 

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah di tetapkan oleh manajer. Kelender elektronik bersifat khusus di antara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing) 

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adlah sebagai berik: 

• Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar.

•  Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

• Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat.

6.  Konfrensi Video 

Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghuubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan vidio. Seiring perkembangan waktu konfrensi vidio dapat dilakukan oleh kumputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfersi vidio menggunakan komputer dengan koneksi internet skype.


7. Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari faxsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkonstribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim llain dengan mudah, tanpa di batasi oleh letak geografis mereka.Semua yang telah di fotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan di operasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit. Baca Juga Cara Menggunakan Faximile

8.      Slide Presentase 

Slide presentase adalh penggunaaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang di tampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah ms. Power point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai untuk melakukan presentase

9. Pencitraan (Imaging) 

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yanng besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat di panggil atau di dapatkan kembali jika di perlikan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokuman digital (file) dengan menggunakan Scanner.Dengan menggunakan scenner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat di ganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesen scenner di hubungkan dengan komputer, mesein ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital jika sewaktu-waktu memperlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan rinter.

 
 10.  Aplikasi Pengolah

KataAplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran.aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi libral.

Thank to :

cr : -

dosen : Rhino H. Pranapati